Home Office in Deutschland

Home Office Arbeitsplatz

Verteilung

Besonders in Zeiten des Coronavirus wird immer stärker das Thema Home Office in den Unternehmen diskutiert. In Deutschland arbeiten im Jahr 2018 gerade mal 5% der Arbeitnehmer regelmäßig von Zuhause aus (Quelle: statista). In einer Umfrage im Jahr 2015 gaben 61% der befragten Unternehmen an, dass sie keine Möglichkeit für das Arbeiten von Zuhause aus bieten. Doch was sind die Gründe, die gegen Home Office sprechen?

Die drei am häufigsten genannten Gründe der Unternehmer sind:

  • Ungleichbehandlung soll vermieden werden
  • Sinkende Produktivität durch fehlenden Austausch
  • Gesetzliche Regelungen verhindern den Einsatz

Doch für 35% der Arbeitnehmer ist die Möglichkeit auf Flexibilität und Arbeiten von Zuhause aus Grund genug, den Arbeitsplatz zu wechseln. [1]

Home Office in Europa

Herausforderungen

Hier möchte ich zunächst auf die technischen Herausforderungen eingehen. Jeder Mitarbeiter, der von zuhause aus arbeiten möchte braucht zunächst die passende Hardware. Dabei ist darauf zu achten, dass die Leistung von Prozessor, Arbeitsspeicher und Festplatte ausreichend ist für die Software, die darauf laufen soll. Weiter ist eine stabile Internetverbindung wichtig. Besonders dann, wenn der Mitarbeiter auf eine durchgängige Verbindung angewiesen ist. Auch die Geschwindigkeit der Verbindung sollte ausreichend sein. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass über den Computer keine Schadsoftware in die Firma gelangt. Dafür sollte ein gutes Antivirensystem installiert sein, und die Mitarbeiter sollten regelmäßig über die sichere Verwendung des Internets aufgeklärt werden. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass Arbeitsdateien nicht vermischt werden mit privaten Dateien.

Innerhalb der Firma sind die Anforderungen allerdings noch höher. Hier ist natürlich eine stabile Internetverbindung Grundlage. Ohne das, kann Home Office nicht sinnvoll eingesetzt werden. Weiter muss sichergestellt werden, dass der firmeninterne Router genug Leistung hat. Dieser muss alle Anfragen von außen empfangen und weiterleiten an die entsprechenden Rechner. Hinzu kommt, dass eine offene Verbindung mit dem Firmennetzwerk sicherheitstechnisch nicht in Frage kommt. Es muss ein VPN (virtual private network) eingesetzt werden. Das ist eine verschlüsselte Verbindung von außen in das Firmennetzwerk. Dafür bedarf es eines VPN-Servers. Dieser empfängt die Anfragen und bearbeitet sie im internen Netz. Da dieser Server alle Anfragen von allen Mitarbeitern verarbeiten muss, ist es sehr wichtig, dass dieser über eine hohe Leistung verfügt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass nur gewünschte Anfragen bearbeitet werden. Nicht selten sind Firmen Ziele von Cyber-Attacken. Somit muss das Firmennetzwerk mit einer Firewall und optimalerweise auch mit einem IDS (intrusion detection system) ausgestattet sein. Letzteres erkennt Angriffsversuche und blockt sie ab. Ein weiteres Problem bildet die Datenbereitstellung. Innerhalb des Firmennetzes müssen die Daten bereitgestellt werden, die für die Arbeit von Extern notwendig sind. Hierfür braucht es ebenfalls einen Server. Gleichzeitig muss allerdings überprüft werden, welcher Nutzer welche Daten überhaupt sehen und bearbeiten darf. Es müssen also Zugriffsrechte definiert werden. Es darf schließlich nicht passieren, dass ein Mitarbeiter plötzlich auf die Daten des Geschäftsführers zugreifen kann.

Ein letztes großes Problem ist die Kommunikation. Während man im Büro einfach zu seinem Kollegen gehen kann, wird das über Internet schon schwerer. Besonders dann, wenn das gesamte Land unter Quarantäne steht.

Zuletzt sollte unbedingt noch der Datenschutz genannt werden. Denn besonders dann, wenn alle Daten durch die Leitung gesendet werden ist es wichtig, diese ausreichend zu schützen.

Lösungsansätze

Der technische Rahmen ist maßgeblich abhängig von der Situation des Unternehmens. Während bei manchen Unternehmen schon kleine Lösungen ausreichen können, brauchen andere massive und große Systeme. Die entscheidenden Faktoren dafür sind:

  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Datenmengen die ausgetauscht werden müssen
  • Dauer der Verbindungen
  • Risiko für Angriffe (in manchen Branchen kritischer als in anderen)

Sind die technischen Grundlagen abgesichert, können wir einen Schritt weiter gehen. Jeder Mitarbeiter braucht die Software und entsprechende Lizenzen, die er zum Arbeiten benötigt auf dem Rechner zuhause. Darüber hinaus braucht man nun auch passende Kommunikationstools. Hier gibt es eine große Auswahl und das Optimale ist wieder abhängig von den Anforderungen der Firma. Um mal einige weit verbreitete Beispiele zu nennen:

  • Microsoft Teams zur Koordination und Kommunikation von Arbeitsgruppen und Abteilungen
  • Skype für Telefon- und Videokonferenzen
  • Monday.com für Projektplanung und -management online
  • Slack für schnelle und effiziente Kommunikation
  • Bitrix24 ebenfalls eine online Plattform für Projektmanagement

Darüber hinaus bedarf es einer VPN Lösung. Das womöglich meistgenutzte Tool ist hier OpenVPN. Es bietet gleichzeitig VPN Server und Clients, die sich perfekt aufeinander abstimmen lassen.

Fazit

Home Office kommt mit einer Palette an Herausforderungen. Keine davon ist unmöglich. Es bedarf jedoch einiger Vorplanung und Fachkenntnis, diese Herausforderungen zu meistern. Dies ist natürlich immer mit Kosten verbunden, die zum Teil auch hoch ausfallen können. Doch Tatsache ist, dass kein Unternehmen sich davor drücken kann zu digitalisieren. Der digitale Arbeitsplatz wird kommen, und je früher man die Grundlagen dafür schafft, desto besser. Ich leiste Ihnen bei der Umstellung auch gerne Unterstützung.

Bleiben Sie gesund und nach Möglichkeit zuhause!

[1]: statista.de